Facturation

Modèle, impression, comportement par défaut et contenu des documents commerciaux.

Manuel › Paramètres › Facturation

Configurer la facturation

1. Ouvrez Paramètres → Facturation dans le menu.
2. Choisissez le modèle A (totaux en lignes) ou B (bloc récapitulatif).
3. Sélectionnez le mode d’impression (A4, thermique, matricielle…).
4. Activez ou non l’en-tête (logo et identité de l’entreprise) et le pied de page (conditions de règlement, NB, capital social, signatures). Désactivés tous les deux, la facture est « simple » : elle s’imprime proprement sur le papier à en-tête de l’entreprise. Ces deux options concernent les formats A4 et matriciel (modèles A, B et prestation de service), pas les tickets thermiques.
5. Définissez l’état par défaut des nouvelles factures (en attente, payée, avancée).
6. Activez ou non l’affichage de la date comptable (activé par défaut) et de la date réelle sur le document. Si les deux sont affichées : date comptable puis date réelle en dessous, alignées à droite. Une seule date autorisée reste sur la même ligne que son libellé.
7. Dans la personnalisation des champs, si un élément est affiché mais son libellé est vide, seule la valeur apparaît (sans préfixe technique).
8. Les types de lignes autorisés sur une facture (produits, services catalogue, lignes libres) dépendent des métiers activés dans Paramètres → Entreprise → Métiers, et non d’une rubrique séparée ici.
9. Consultez l’aperçu (à droite de l’écran, il se met à jour au fur et à mesure) puis enregistrez : les prochaines factures imprimées reprennent ces réglages.

Chaque onglet s’enregistre séparément (bouton en bas de l’onglet) et, dans Champs, chaque carte a son propre bouton : une carte n’écrase jamais les réglages des autres. Une seule carte est ouverte au départ. L’onglet Style présente les rubriques trois par ligne (une ou deux sur petit écran).

L’écran est organisé en quatre onglets : Général (modèle, impression, dates, conditions de règlement, coordonnées bancaires), Mise en page (en-tête et pied de page, papier à en-tête, logo, couleur, filigrane), Champs (éléments affichés, libellés, ordre) et Style (polices, fond du tableau). Le type de document choisi en haut s’applique aux onglets Champs et Style ainsi qu’à l’aperçu.

Dans les coordonnées de l’entreprise (téléphone | RCCM | NIU, adresse, BP, email), le séparateur n’apparaît qu’entre deux éléments renseignés : jamais en début, en fin ou doublé.

Régénérer la présentation des factures existantes

Les factures déjà créées conservent leur apparence d’origine. Pour leur appliquer la configuration actuelle (champs, libellés, polices), utilisez Régénérer la présentation des factures en bas de cet écran, après avoir enregistré les paramètres.

• Paramètres → Facturation — applique la config à toutes les factures de votre périmètre.
• Ventes — icône sur la ligne des boutons : factures correspondant aux filtres affichés.
• Détail ou menu Actions — une seule facture.

L’action est limitée par les autorisations Régénérer la présentation (ses factures en tant que vendeur, son agence, ou toute l’entreprise). SUPER et PDG reçoivent le niveau entreprise par défaut.

Lien avec les métiers

• Commerciale — lignes produits (catalogue) ; le menu parent reste « Ventes » (avec Achats et Stock).
• Prestation de service — services catalogue et lignes libres (désignation saisie sur la facture, sans stock).
• Si seule la prestation est active (sans commerciale), le menu parent « Ventes » s’affiche comme « Facturation ».
• Restaurant — parcours restaurant / bar dédié.

Personnaliser les champs des documents commerciaux

1. Ouvrez Paramètres → Facturation dans le menu.
2. Dans la zone de personnalisation, choisissez le document à configurer : FACTURE, PROFORMAT ou BON.
3. Pour chaque élément, choisissez s’il doit être affiché et, lorsque cette option est proposée, modifiez son libellé.
4. Réorganisez les éléments dans l’ordre souhaité.
5. Contrôlez le résultat dans l’aperçu, puis enregistrez la configuration.

Chaque élément de la facture est configurable

Pour chaque type de document (facture, proforma, bon), l’onglet Champs permet d’afficher ou masquer, un par un :

• Émetteur — un paramètre par élément : logo, raison sociale, nom de l’entreprise, sigle, activités, téléphone, RCCM, NIU, régime fiscal, capital social, adresse, boîte postale, ville, siège social, email, site web.
• Client — nom, code, téléphone, email, RCCM, NIU, régime fiscal, capital social, siège ; Document — titre, objet, numéro, état.
• Totaux — quantité totale, montant HT, TVA, montant TTC, taxes personnalisées, montant en toutes lettres ; Paiement — acompte, reste à payer. Une ligne masquée disparaît du tableau des totaux (modèles A, B et ticket) sans casser la mise en page.
• Pied de page — éléments de l’entreprise, un par un (siège, adresse, boîte postale, ville, contact, email, site web, RCCM, NIU, régime fiscal, capital social), coordonnées bancaires, mention NoumSii et numéro de page (« Page 1 / 2 », désactivé par défaut). Sur A4, ces éléments s’impriment centrés en bas de chaque page.
• Fin de document — montant en toutes lettres (avec, si vous activez Montant en chiffres entre parenthèses, le montant en chiffres à la suite : « Arrêtée la présente facture à la somme de … francs CFA (1 250 000 FCFA) »), mention « montants en F CFA », mode de paiement, conditions de règlement, NB (libellé et texte libres), signatures et image de signature : chacun s’active et se libelle séparément.
• Le bon (sans montant) ne propose pas les rubriques de prix, de taxes, de montant en lettres ni de coordonnées bancaires.
• Sur ticket thermique, seuls les éléments qui existent sur un ticket s’appliquent (identité, contacts, note, coordonnées bancaires, mention, totaux) ; le détail du client, le numéro de page et le papier à en-tête ne concernent que les formats A4 et matriciel.

Modèle Prestation de service (facture type)

• Choisissez le modèle Prestation de service puis, dans l’onglet Champs, cliquez sur Appliquer la disposition Prestation de service : logo et activités en haut, « Ville, date », bloc client avec ses lignes fiscales, encadré coloré FACTURE / objet / N°, tableau Libellé – Durée – Qté – P.U – Total avec ligne Total, montant en lettres, conditions de règlement, signature et pied de page de l’entreprise.
• Renseignez pour cela, dans Paramètres → Entreprise : la ville, le siège social, le site web et l’image de signature ; sur chaque facture : l’objet et la durée de chaque prestation.
• Le PDF respecte les polices choisies dans l’onglet Apparence (Helvetica, Times, Courier…) : elles sont embarquées dans le document, sans dépendre de l’ordinateur qui l’ouvre.

Onglet Mise en page

• En-tête / Pied de page — masquent d’un coup toute la zone (les cases de l’onglet Champs affinent ensuite quand la zone est affichée).
• Espace réservé en haut / en bas (mm) — laisse une bande vide sur chaque page pour ne pas imprimer par-dessus l’en-tête et le pied pré-imprimés du papier de l’entreprise ; l’aperçu la matérialise en pointillés.
• Taille du logo (petit, moyen, grand) et couleur d’accent (titre du document, encadré du modèle Prestation de service).
• Mention d’exemplaire (Original, Duplicata, Copie) imprimée en haut à droite, et filigrane d’état (« PAYÉE » en travers d’une facture soldée, « PROFORMA » sur un proforma).
• Coordonnées bancaires / Mobile Money (onglet Général) — texte libre imprimé en pied de facture, à activer dans Champs → Pied de page.

Régler l’apparence à l’impression

• Pour chaque rubrique, choisissez la police et la taille des caractères utilisées à l’impression.
• Activez ou désactivez le fond de l’en-tête du tableau et le fond des lignes du tableau selon la présentation souhaitée.
• L’aperçu se met à jour immédiatement pour contrôler le résultat avant l’enregistrement.

Réutiliser ou réinitialiser une configuration

• Utilisez Restaurer les défauts pour revenir à la présentation initiale du document sélectionné, y compris pour les polices, les tailles et les fonds du tableau.
• Lorsque l’option est disponible, copiez la configuration d’un type de document vers un autre : les réglages d’apparence sont également copiés. Vérifiez ensuite l’aperçu avant d’enregistrer.

Règles à connaître

• Les champs obligatoires sont toujours présents sur le document et ne peuvent pas être masqués.
• Les polices sont choisies dans une liste fermée et les tailles doivent rester dans les limites proposées par l’application.
• Lors de la création d’une nouvelle facture, toute la configuration utilisée, y compris les polices, les tailles et les fonds du tableau, est enregistrée avec elle : les changements effectués plus tard dans les paramètres ne modifient pas sa présentation, sauf si vous régénérez la présentation (bouton dédié, selon vos droits).
• Une ancienne facture créée sans configuration enregistrée utilise la configuration actuelle au moment de générer son document.
• Le PDF commercial est généré uniquement depuis l’application principale (frontend).

Cette personnalisation concerne uniquement les documents commerciaux FACTURE, PROFORMAT et BON. Elle ne s’applique pas aux factures d’abonnement ni aux documents d’achat.

Options et champs

• Régénérer la présentation des factures — applique la configuration actuelle aux factures déjà créées, dans la limite des droits vendeur / agence / entreprise.

Selon la situation

• Bouton absent — demandez l’autorisation « Régénérer la présentation » (niveau entreprise pour tout le stock de factures).

Voir aussi

• Ventes — Régénérer la présentation d’une facture ou des factures filtrées

Autorisations (profils et rôles)

L’accès à Facturation dépend des autorisations accordées à votre compte. Elles se configurent dans Sécurité → Rôles ou directement sur un utilisateur ( Sécurité → Utilisateurs ). Sans la permission adéquate, le menu ou le bouton reste invisible ou une erreur « accès refusé » s’affiche.

Autorisations possibles pour ce module :

• Consulter la liste et ouvrir les fiches
• Créer un enregistrement
• Modifier un enregistrement
• Supprimer
• Personnaliser les champs des documents commerciaux

L’autorisation Toutes les actions (astérisque) inclut l’ensemble des droits du module. Privilégiez le moindre privilège : accordez uniquement ce dont chaque poste a besoin.